Organisatie evenement - veiligheid

Deze richtlijnen omvatten enkel het veiligheidsaspect bij het organiseren van evenementen. Raadpleeg de betrokken diensten voor de andere gebruiksregels en afspraken (locatiegebruik, afvalbeheer, ….)

Algemeen

Deze richtlijnen zijn zowel van toepassing voor externe als interne organisatoren van evenementen op campussen van de UGent. Voor evenementen georganiseerd door de UGent op externe locaties kan advies gevraagd worden via noodplanning@ugent.be.

Voorbereiding en benodigde documenten

1. Contacteer minstens 6 weken op voorhand noodplanning@ugent.be voor:

  • Evenementen met meer dan 100 deelnemers op locaties die daar niet voor voorzien zijn (in tenten, op binnenkoer, in tuin …)
  • Evenementen met meer dan 500 deelnemers
  • Evenementen die specifieke risico’s met zich meebrengen (bv. bepaalde sportactiviteiten, minder mobiele deelnemers, gebruik van technische installaties …)

2. Afhankelijk van het type evenement zijn een aantal bijkomende zaken nodig:

  • Risicoanalyse van het evenement: een evaluatie van de mogelijke voorzienbare risico’s samen met de te nemen preventieve maatregelen.
  • Inrichtingsplan: een plan op schaal met daarop aangeduid (indien van toepassing)

- ingangen en (nood)uitgangen (incl. de breedte van deze doorgangen); hou rekening met 1 cm doorgangsbreedte per aanwezige, met een minimum van 80 cm per doorgang. Voor indoor locaties kan het maximum aantal aanwezigen opgevraagd worden bij auditoriumbeheer. Alle doorgangen moeten dan wel volledig vrijgehouden worden. 

- toegangen voor de hulpdiensten

- parkeerplaatsen en fietsenstallingen

- veiligheidsvoorzieningen: EHBO, blusmiddelen, megafoon …

- podia, (eet)standen, tafels, tenten, geluidinstallaties, vuurkorven, sanitair, bijkomende verwarming …

- andere relevante informatie.

  • Veiligheidsdraaiboek: dit omvat onder meer (indien van toepassing)

- de planning van opbouw tot afbraak

- maatregelen voor toegangscontrole en security (bewakingsagenten en stewards)

- het verwachte aantal aanwezigen en maatregelen voor ‘crowd control’

- maatregelen voor incidenten en evacuatie

- maatregelen om overlast voor omgeving (buurtbewoners, lesactiviteiten …) te beperken

- Brandbare plafond- en wandversiering zijn verboden in tenten en binnen gebouwen. Indien nodig moet de brandklasse aangetoond worden d.m.v. een attest (bv. voor het gebruik van gordijnen, guirlandes …)

- Versiering mag de veiligheidsvoorzieningen (nooduitgangen, blusmiddelen) nooit wegsteken of onbereikbaar maken 

- contactpersonen (ter plaatse)

- EHBO-verantwoordelijke en verantwoordelijke blusmiddelen

- andere relevante informatie.

Bezorg alle informatie aan noodplanning@ugent.be. Op basis van deze informatie kunnen er bijkomende voorwaarden opgelegd worden. 

Maximum aantal aanwezigen

  • Hou rekening met het maximaal toegelaten aantal aanwezigen. Voor locaties op campussen van de UGent kan dit geverifieerd worden via TimeEdit.
  • De inrichting van een locatie kan een impact kan hebben op het toegelaten aantal aanwezigen (bv. door een podium voor een uitgang te plaatsen).
  • Bepaal zelf het toegelaten aantal aanwezigen als de maximumcapaciteit niet gekend is. Hou hierbij rekening met oppervlakte en het aantal uitgangen. Vraag desgevallend advies bij noodplanning@ugent.be.

Elektrische installaties en noodverlichting

  • Laat een elektrische installatie die enkel voor de duur van het evenement opgesteld wordt, keuren door een erkend keuringsorganisme conform het AREI (stroomgeneratoren, schakel- en verdeelborden, elektrische leidingen …). Contacteer hiervoor elektriciteit@ugent.be.
  • Zorg voor noodverlichting in tenten en op de evacuatiewegen, ook voor buitenlocaties als het evenement na zonsondergang plaatsvindt. De noodverlichting moet voldoende verlichting garanderen voor een evacuatie tijdens een stroomuitval van minstens 1 uur.
  • Contacteer steeds noodplanning@ugent.be wanneer je iets wil opwarmen m.b.v. elektrische kookplaten. Dit kan o.a. problemen veroorzaken met de branddetectie.

Instructies inzake specifieke voorzieningen

Hou bij de opstelling van foodtrucks rekening met:

  • Hou voldoende afstand (min. 4 m) tot omliggende gebouwen en constructies.
  • Vluchtwegen, doorgangen en opstelplaatsen voor de brandweer moeten vrij blijven.

 Volg de specifieke veiligheidsinstructies voor het gebruik van :