Doctoraatsexamen

Toelating

Na indienen van je doctoraatsproefschrift beslist de faculteit of je wordt toegelaten tot het doctoraatsexamen. Dit bestaat uit 2 delen:

  1. Gesloten beoordeling door de examencommissie, waarbij je wordt gehoord
  2. Openbare verdediging

Soms kan je pas tot het doctoraatsexamen worden toegelaten indien je geslaagd bent voor de doctoraatsopleiding.

Ingeschreven?

Controleer via Oasis of je correct bent ingeschreven voor dit academiejaar.

Indienen doctoraatsproefschrift

De timing en procedure voor het neerleggen van je proefschrift verschilt van faculteit tot faculteit; raadpleeg hiervoor de facultaire website.

In het geval dat je een verplichte doctoraatsopleiding opgelegd hebt gekregen door jouw faculteit dan moet je het curriculum van je doctoraatsopleiding finaal indienen ten laatste 20 werkdagen voor de datum van de faculteitsraad waarop je jouw proefschrift zal neerleggen. 

Als jou geen facultair verplichte doctoraatsopleiding opgelegd werd, dan hoef je het curriculum van jouw doctoraatsopleiding niet in te dienen. In dat geval leg je enkel je proefschrift voor aan de faculteitsraad in het vereiste aantal exemplaren, samen met het advies van de doctoraatsbegeleidingscommissie of de promotor.
Dit advies bevat onder meer een clausule m.b.t. de status van valoriseerbare onderzoeksresultaten.

De faculteitsraad onderzoekt of je proefschrift ontvankelijk is. Indien bij de start van je onderzoek een verplicht gedeelte van de doctoraatsopleidingwerd opgelegd, dan onderzoekt de faculteitsraad of je dit tijdig en met succes hebt voltooid (op basis van het advies van de Doctoral School). Voldoe je aan alle formele voorwaarden, dan wordt een examencommissie aangesteld. Zij bestaat uit 5 tot 8 stemgerechtigde leden die je kennis en competenties toetsen. De promotor kan deelnemen aan deze examencommissie, zonder stemrecht.

    Eerste bijeenkomst examencommissie

    Binnen 30 tot 90 dagen na het indienen van je proefschrift komt de examencommissie bijeen voor een gesloten zitting om de kwaliteit van het proefschrift te evalueren en te beslissen of je al dan niet kunt worden toegelaten tot de openbare verdediging, eventueel na het aanbrengen van verbeteringen. Je wordt uitgenodigd om je proefschrift tijdens deze zitting toe te lichten. Na deze eerste vergadering van de examencommissie ontvang je een kopie van de verslagen van de commissieleden en een kopie van het deliberatieverslag.

    Openbare verdediging

    Aankondiging verdediging

    Als je wordt toegelaten tot de openbare verdediging, dan wordt er een datum voor vastgelegd, doorgaans binnen 60 dagen na de eerste vergadering van de examencommissie. De Studentenadministratie van je faculteit bezorgt vervolgens de aankondiging van je verdediging aan de Centrale Studentenadministratie, die deze publiceert op de portaalsite. Op dat moment zal ook het studiegeld voor de verdediging worden aangerekend. Het financiële systeem van de Studentenadministratie (Oasis Fica) stuurt een e-mail met de factuur naar je UGent-e-mailadres. 
    Let op: het doctoraatsdiploma (en het certificaat van de doctoraatsopleiding) kan pas worden uitgereikt nadat het studiegeld is ontvangen. Zorg er dus voor dat je het studiegeld betaalt vóór de verdediging, ook als de vervaldatum op je factuur later ligt.

    Voor je openbare verdediging moet je ook de definitieve versie van je datamanagementplan (DMP) indienen.

    Mondelinge verdediging

    De mondelinge verdediging gebeurt in aanwezigheid van de examencommissie en publiek. Bij de start van je openbare verdediging geef je een korte presentatie waarin je een overzicht geeft van je doctoraatsonderzoek en de belangrijkste bevindingen. Daarna stellen de leden van de examencommissie vragen over je onderzoek. Tot slot krijgt ook het publiek de mogelijkheid om vragen te stellen. Deze mondelinge verdediging gebeurt doorgaans in het Nederlands of Engels.

    Deliberatie

    Na afloop van de mondelinge verdediging, waarin je je onderzoek uiteenzet en vragen beantwoordt, beraadslaagt de examencommissie (deliberatie).

    Proclamatie

    Onmiddellijk na de deliberatie volgt de proclamatie.

    Ben je geslaagd, dan mag je de titel van 'doctor' voeren.

    Desgevallend proclameert de examencommissie je ook als geslaagd voor de doctoraatsopleiding.

    Integriteitsbelofte

    Op de openbare verdediging zal de voorzitter van de examencommissie je vragen om te beloven dat je je zal houden aan de principes van wetenschappelijke integriteit. Deze integriteitsbelofte wordt afgelegd na de deliberatie, en voor of gelijktijdig met de presentatie van het diploma.  Meer informatie over de integriteitsbelofte kan je vinden op het intranet (Onderzoek->Wetenschappelijke integriteit en ethiek-> Wetenschappelijke integriteit).

    Diploma en getuigschrift

    Team Studentenadministratie zorgt voor de opmaak van het diploma en het getuigschrift van de doctoraatsopleiding.

    Meestal krijg je deze documenten meteen na de verdediging.

    Indien dit niet het geval is, contacteer Team Studentenadministratie.

    Indien je werkt aan de UGent, kan je vragen om je diploma/getuigschrift te verzenden via aangetekende binnenpost.

    Het diploma en het getuigschrift kunnen ook via volmacht worden opgehaald.

    Diploma- en getuigschriftsupplement

    De Facultaire Studentenadministratie zorgt voor de opmaak van het diploma- en getuigschriftsupplement

    Meestal worden deze documenten digitaal verstuurd na de openbare verdediging. Indien je een papieren versie wil ontvangen, contacteer je Facultaire studentenadministratie.

    Elektronische versie aan universiteitsbibliotheek

    Bezorg een elektronische versie van je doctoraatsproefschrift aan de universiteitsbibliotheek.

    Studiegeld

    Het betaalverzoek wordt gemaild naar de student vóór de datum van verdediging. Het diploma wordt afgeleverd na ontvangst van het studiegeld.
    Betaal daarom je studiegeld altijd vóór de datum van je verdediging, ook al staat er een latere uiterste betalingsdatum op je betaalverzoek.

    Doctorandi dienen persoonlijk in te staan voor de betaling van hun studiegeld. Vanuit een UGent-kas en/of project kan hierin niet worden tussengekomen (niet via de betaling zelf én niet via een terugbetaling als onkostennota).
    Dit is van toepassing voor alle doctoraatsstudenten, ongeacht het feit of ze al dan niet op de UGent payroll staan (hetzij als bursaal, hetzij als contractueel onderzoeker, hetzij als assistent).

    De enige toegestane uitzondering hierop zijn beursstudenten waarvan de financier aan de UGent oplegt dat het studiegeld betaald wordt voor de student (VLIR-UOS, HEC, Enabel, BOF-DOS, … ).
    Info voor de vakgroep:

    • Interne bestelbon (voor projecten): art. nr. 3000033 - leverancier CA10
    • Interne transfer (wbs-elementen of E-kas): kostenplaats ALGCA1002
    • Mail de bestelbon of de info (documentnummer en boekjaar) i.v.m. de interne transfer naar derdebetaler@ugent.be
    • Vermeld zowel op de bestelbon als bij de interne transfer de naam én het studentennummer van de student.

    Meer info over studiegeld doctoraat.

    Meer info over betalingswijze.

    Contact

     

    Gerelateerde inhoud