Stappenplan uitwisselingsstudent PSW

Reisadvies UGent CORONA

Op dit moment krijgt geen enkele student van de Universiteit Gent nu al de toestemming om volgend academiejaar naar het buitenland af te reizen in het kader van de studies. Een goedgekeurde uitwisselingsaanvraag, een aanvaarde nominatie door je gastinstelling, een positief signaal van je stage-organisatie of de toekenning van een beurs zijn momenteel allemaal voorwaardelijk.

Voor vertrek - kijk of je in aanmerking komt en bestemmingen

Heb je zin om volgend jaar als uitwisselingsstudent een periode aan een andere instelling te studeren, kijk dan eerst of je in aanmerking komt.

  • Hier vind je een overzicht met mogelijke bestemmingen.

Voor je vertrek - infosessie in het najaar

In het najaar (oktober/ november) organiseert de FCI (Facultaire Commissie Internationalisering) van de faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen een facultair infomoment. Er wordt een algemene uitleg gegeven en ook de academische kant van het uitwisselingsverblijf komt aan bod. Er wordt toegelicht wat we precies van de kandidaat uitwisselingsstudenten verwachten en geven concrete instructies met betrekking tot de procedures. Hieraan deelnemen is uiteraard van groot belang!

Hierna kan je beginnen met informatie verzamelen over de verschillende mogelijke bestemmingen.

Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden tussen de opleiding aan de UGent en bepaalde universiteiten in het buitenland. Je kan alleen naar die universiteiten waarmee de eigen opleiding een akkoord heeft. 

Er is ook de mogelijkheid om binnen België op uitwisseling te gaan naar een Franstalige universiteit (Erasmus Belgica).

Meer interne informatie voor uitgaande uitwisselingsstudenten is te vinden op de cursussite op UFORA Welcome Abroad voor uitgaande uitwisselingsstudenten PSW (KX0003). 

 

Voor vertrek - kandidaat stellen door aanvraagformulier UGent in oasis

Na het facultaire infomoment kan je je kandidaat stellen voor je favoriete bestemmingen door je aanvraag in oasis - uitwisseling in te geven. (zie infomomenten en richtlijnen op Online procedure voor uitgaande studenten UGent)

Duidelijke instructies kan je nalezen in handleiding 1 - kandidaat stellen voor uitwisseling in PSW (te vinden op UFORA)

In overleg met de FCI wordt bekeken wie waarheen kan, en voor hoelang. De definitieve beslissing wordt je meegedeeld (meestal half februari) en dan volgt het papierwerk.

Aanvaarden bestemming - eind februari.

Naast de uitwisselingsaanvraag in oasis bestaat je aanvraagdossier eveneens uit het ondertekende facultair reglement uitwisselingsstudent, je programmavoorstel en bewijs talenkennis. De deadline voor het indienen van het hele dossier wordt meegedeeld tijdens het facultair infomoment.

Daarna wordt je aanvraagdossier nagezien en na goedkeuring door de FCI doorgestuurd naar de afdeling internationalisering (AI).

Voor meer informatie zie stappenplannen AI:

stappenplan Erasmus+

* stappenplan Erasmus Belgica

* stappenplan bilaterale akkoorden (buiten EU)

Voor vertrek - Nominatie bij de gastinstelling

Na de goedkeuring van de uitwisselingsaanvraag in oasis zal de centrale afdeling Internationalisering je nomineren bij de partnerinstelling tegen uiterlijk half april  bij vertrek in sem 1 of in de zomer bij vertrek in sem 2 (afhankelijk van de deadlines) . Meestal ontvang je daarna een bericht van de partnerinstelling met instructies over hun application procedure. Check altijd de deadlines en 'application procedures for exchange students' op de website van je gastinstelling. 

Voor vertrek - 'Application procedure for exchange students' van de gastinstelling 

Na de nominatie moet je de aanvraagprocedure van de gastuniversiteit volgen om toegelaten te worden als 'uitwisselingsstudent/exchange student'. De gastuniversiteiten verwachten dat je hun eigen (online) formulieren invult.  Ga daarom zo snel mogelijk naar de website van de buitenlandse universiteit en kijk na welke procedures moeten worden gevolgd. Houd je aan hun deadlines.  Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorsturen van je aanvraagdossier naar de gastinstelling. Maak zeker kopies/scans van je documenten.

De gastinstelling vraagt meestal ook de Transcript of Records (Engels puntenbriefje). Deze Transcript of Records kan je downloaden uit oasis. Studenten die tijdens de vorige jaren niet aan de UGent studeerden contacteren hiervoor de studentenadministratie van de betrokken hogeschool/universiteit.

Meer richtlijnen over het invullen van de aanvraagdocumenten van de gastinstelling in handleiding 2 op UFORA Welcome Abroad

Voor vertrek - Curriculum in uitwisseling - Learning Agreement

Het studieprogramma dat je gaat volgen in aan de gastinstelling wordt genoteerd in oasis in je curriculum in uitwisselingHet opstellen van je programma gebeurt volgens de richtlijnen beschreven in het facultaire reglement voor uitwisselingsstudenten.

  • Info voor het samenstellen van je curriculum in uitwisseling kan je uitgebreid nalezen in handleiding 3 op UFORA.

Het curriculum in uitwisseling ingegeven in oasis wordt automatisch genoteerd in het document Learning Agreement (LA). Je learning agreement kan je uit oasis/uitwisselingsaanvraag halen. 

Het Learning Agreement (LA) vermeldt dus al de vakken die je gaat volgen in de gastinstelling en bestaat uit twee delen: Before en during mobility.

  • Before: Vakken ingegeven in curriculum in uitwisseling = eerste programmavoorstel. Het learning agreement before mobility moet je meestal indienen samen met je aanvraag in de gastinstelling.
  • Tijdens je verblijf kan je jouw studieprogramma wijzigen. De aanpassingen noteer je in je curriculum in oasis en dan kan je het document "learning agreement during mobility" downloaden.
  • Het Learning Agreement (before en during mobility) wordt ondertekend door 3 partijen: jezelf en de verantwoordelijke van de gastinstelling (coördinator of international relations officer)  en door RIO. De getekende versie wordt opgeladen in oasis.  

Meer informatie wordt gegeven tijdens de infomomenten, in de handleiding op Ufora Welcome Abroad en op studieprogramma uitwisseling.

Voor je vertrek - beurzen en beurscontracten

Praktische tips beurzen -> zie stappenplannen 

Iedereen met een beurs zal een beurscontract moeten ondertekenen en opladen in oasis uitwisselingsaanvraag voor vertrek. Richtlijnen volgen per mailings aan de betrokkens studenten. (zie stappenplan).

Voor je vertrek - allerlei voorbereidingen

zie stappenplannen en infosessies faculteit en UGent

  • taalvoorbereidingen
  • huisvesting
  • paspoort/visa
  • verzekeringen

Tijdens je verblijf - studieprogramma / curriciculum:

Bij aankomst zal je in de gastinstelling kan je curriculum in uitwisseling nog wijzigen.

Uiterste datum voor aanpassingen van het studieprogramma en indiendata voor getekende documenten "LA during mobility": 

Studieprogramma tijdens je uitwisseling.

Hou ook rekening met deadlines en indiendata van formulieren voor keuzevakken, onderzoekspaper, masterproef, enz. Check daarom regelmatig de facultaire website, de aankondigingen op UFORA en UGent mailaccount.

Info voor het samenstellen van je curriculum in uitwisseling kan je uitgebreid nalezen in handleiding 3 op UFORA Welcome Abroad.

Tijdens je verblijf - praktische zaken:

Richtlijnen over allerlei praktische zaken tijdens je verblijf in de gastinstelling in handleiding 8 op UFORA Welcome Abroad.

Bij terugkomst

Alle nuttige informatie is terug te vinden op UFORA Welcome Abroad handleiding 6.

Het is van bijzonder groot belang dat je de punten vóór de deliberatie bezorgt aan je administratieve coördinator (met andere woorden vóór 30 juni voor eerste zittijd en 5 september voor tweede zittijd). Je kan ze indienen, opsturen of doormailen. Indien dit praktisch niet mogelijk is (examens in juli, administratieve problemen,…) moet je dit duidelijk communiceren naar RIO en of de administratieve coördinator en duidelijke afspraken maken met je gastuniversiteit over het opsturen van jouw resultaten naar België.

Vergeet niet om de laatste documenten voor AI in orde te maken zoals  'confirmation of stay' en een online enquête .  Voor meer info verwijzen we ook hier naar de stappenplannen.

We vragen je ook om het academische aspect van je verblijf te evalueren via een verslag van je verblijf en de gevolgde vakken.

Indien je nog met vragen zit raden we je eerst en vooral aan om het reglement voor uitgaande uitwisselingsstudenten en de FAQ te bekijken. Indien je dan nog vragen hebt kan je altijd terecht bij je administratieve coördinator of RIO (zie contact).