Reisadvies UGent veiligheid

Studenten moeten naast een academische en administratieve toelating ook nog een finale reistoelating krijgen na een check van de (veiligheids)situatie in het land/de regio van bestemming. Een goedgekeurde uitwisselingsaanvraag, een aanvaarde nominatie door je gastinstelling, een positief signaal van je stage-organisatie of de toekenning van een beurs zijn momenteel allemaal voorwaardelijk.

• UGent reisbeleid 

Voor vertrek - kijk of je in aanmerking komt en bestemmingen

Heb je zin om volgend jaar als uitwisselingsstudent een periode aan een andere instelling te studeren?

• Kijk eerst of je in aanmerking komt
• Vind hier een overzicht met mogelijke bestemmingen

Voor je vertrek - infosessie in het najaar

In het najaar (oktober/ november) organiseert de FCI (Facultaire Commissie Internationalisering) van de faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen een facultair infomoment. Hieraan deelnemen is van groot belang!

Wat kan je verwachten?

• Algemene uitleg
• Informatie over de academische kant van het uitwisselingsverblijf
• Toelichting over wat we precies verwachten van jou als kandidaat uitwisselingsstudent 
• Concrete instructies met betrekking tot de procedures.

Hierna kan je beginnen met informatie verzamelen over de verschillende mogelijke bestemmingen. 

Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden tussen de opleiding aan de UGent en bepaalde universiteiten in het buitenland. Je kan alleen naar die universiteiten waarmee de eigen opleiding een akkoord heeft. 

Je kan ook binnen België op uitwisseling naar een Franstalige universiteit (Erasmus Belgica).

Een overzicht van alle bestemmingen is te vinden op Sharepoint.

Meer interne informatie voor uitgaande uitwisselingsstudenten is te vinden op de cursussite op UFORA Welcome Abroad voor uitgaande uitwisselingsstudenten PSW (KX0003). 

• Data en inschrijven voor de infosessie.

Voor vertrek - kandidaat stellen door aanvraagformulier UGent in oasis

Na het facultaire infomoment kan je je kandidaat stellen voor je favoriete bestemmingen door je aanvraag in oasis - uitwisseling in te geven. (zie infomomenten en richtlijnen op Online procedure voor uitgaande studenten UGent)

Duidelijke instructies en deadlines kan je nalezen in handleiding 1 - kandidaat stellen voor uitwisseling in PSW (te vinden op UFORA)

In overleg met de FCI wordt bekeken wie waarheen kan, en voor hoelang. De definitieve beslissing wordt je meegedeeld (meestal half februari) en dan volgen de volgende stappen.

Je hoeft in dit stadium nog niet de gastinstelling te contacteren!

Daarna wordt je aanvraagdossier nagezien en na goedkeuring door de FCI doorgestuurd naar de afdeling internationalisering (AI).

Voor meer informatie zie stappenplannen AI:

• stappenplan Erasmus+
• stappenplan Erasmus Belgica
• stappenplan bilaterale akkoorden (buiten EU)

Voor je vertrek - taalvoorbereiding

Zie stappenplannen en infosessies faculteit en UGent voor aanbod Talencentrum en voucher.

Heb je een taalattest nodig bij je aanvraag - bekijk de opties in handleiding uitwisseling voor studie op UFORA.

Voor je vertrek - infosessie maart

zie infomomenten

Voor vertrek - Nominatie bij de gastinstelling

Na de goedkeuring van de uitwisselingsaanvraag in oasis zal de centrale afdeling Internationalisering je nomineren bij de partnerinstelling tegen uiterlijk half april bij vertrek in sem 1 of in de zomer bij vertrek in sem 2 (afhankelijk van de deadlines) . Meestal ontvang je daarna een bericht van de partnerinstelling met instructies over hun application procedure. Check altijd de deadlines en 'application procedures for exchange students' op de website van je gastinstelling. 

Voor vertrek - 'Application procedure for exchange students' van de gastinstelling 

Wanneer: voorjaar bij vertrek in Semester 1; zomer of najaar bij vertrek in Semester 2

Na de nominatie moet je de aanvraagprocedure van de gastuniversiteit volgen om toegelaten te worden als 'uitwisselingsstudent/exchange student'. De gastuniversiteiten verwachten dat je hun eigen (online) formulieren invult.  Ga daarom zo snel mogelijk naar de website van de buitenlandse universiteit en kijk na welke procedures moeten worden gevolgd. Houd je aan hun deadlines.  Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorsturen van je aanvraagdossier naar de gastinstelling. Maak zeker kopies/scans van je documenten.

De gastinstelling vraagt meestal ook de Transcript of Records (Engels puntenbriefje). Deze Transcript of Records kan je downloaden uit oasis. Studenten die tijdens de vorige jaren niet aan de UGent studeerden contacteren hiervoor de studentenadministratie van de betrokken hogeschool/universiteit.

Vaak vraagt men ook een taalattest. Bekijk de mogelijkheden in handleiding uitwisseling voor studie op UFORA..

Meer richtlijnen over het invullen van de aanvraagdocumenten van de gastinstelling in handleiding uitwisseling voor studie op UFORA Welcome Abroad

Voor vertrek - Curriculum in uitwisseling - Learning Agreement

Het studieprogramma dat je gaat volgen in aan de gastinstelling wordt genoteerd in oasis in je curriculum in uitwisseling. Het opstellen van je programma gebeurt volgens de richtlijnen beschreven in het facultaire reglement voor uitwisselingsstudenten.

Het curriculum in uitwisseling ingegeven in oasis wordt automatisch genoteerd in het document Learning Agreement (LA). Je learning agreement kan je uit oasis/uitwisselingsaanvraag halen. In kader van Erasmus without Papers wordt het gebruik van het online learning agreement gepromoot. 

Het Learning Agreement (LA) vermeldt dus al de vakken die je gaat volgen in de gastinstelling en bestaat uit twee delen: Learning Agreement (before mobility) en Changes to Learning Agreement (during mobility).

• LA: Vakken ingegeven in curriculum in uitwisseling = eerste programmavoorstel. Het learning agreement (before mobility) moet je meestal indienen samen met je aanvraag in de gastinstelling.
• Tijdens je verblijf kan je jouw studieprogramma wijzigen. De aanpassingen noteer je in je curriculum in oasis en dan kan je het document "learning agreement changes" (during mobility) downloaden.

Het Learning Agreement  wordt ondertekend door 3 partijen: jezelf, de verantwoordelijke van de gastinstelling (coördinator of international relations officer) en door RIO. De getekende versie wordt opgeladen in oasis.  

Meer informatie wordt gegeven tijdens de infomomenten, in de handleiding op Ufora Welcome Abroad en op studieprogramma uitwisseling.

Voor je vertrek - beurzen en beurscontracten

• Praktische tips: zie stappenplannen 
• Iedereen met een beurs moet een beurscontract ondertekenen en opladen in oasis uitwisselingsaanvraag voor vertrek. Richtlijnen hierover krijg je per mail. (zie stappenplan).

Voor je vertrek - allerlei voorbereidingen

Zie stappenplannen , handleiding en infosessies faculteit en UGent  of volg de richtlijnen van je gastinstelling.

• taalvoorbereidingen
• huisvesting 
• paspoort/visa
• verzekeringen

Voor je vertrek - examens en faciliteiten bij UGent bij vroeg vertrek

• Verschillen in academische kalender: Doe tijdig de aanvraag om je examens te verleggen buiten examenperiode 
• Zie aanvraagdocument 'Examens buiten examenperiode voor uitgaande uitwisselingsstudenten' op UFORA Welcome Abroad/Inhoud/richtlijnen

Voor je vertrek - GIT en uitwisseling

• Meer informatie: zie infosessie maart en bijhorende presentatie op UFORA Welcome Abroad/Inhoud/Infosessies presentaties uitgaande uitwisseling in NL
• Na 2e zittijd moet je toestemming vragen om op uitwisseling te gaan voor jouw specifieke GIT situatie
  • contacteer Trajectbegeleider om je curriculum te bespreken - noteer je curriculum en GIT situatie in excel one drive
  • advies van Trajectbegeleider wordt voorgelegd aan FCI (VIC/VIA) die de beslissing neemt.

Voor je vertrek - veiligheidssituatie

• Reisbeleid UGent

Voor je vertrek - samenvatting

We verwijzen voor allerlei tips naar  handleiding uitwisseling voor studie op UFORA (deel voor je verblijf op UFORA).

Tijdens je verblijf - studieprogramma / curriciculum:

• Bij aankomst in de gastinstelling kan je curriculum in uitwisseling nog wijzigen.
• Uiterste datum voor aanpassingen van het studieprogramma en indiendata voor getekende documenten zoals Learning Agreement: Studieprogramma tijdens je uitwisseling.
• Hou rekening met deadlines en indiendata van formulieren voor keuzevakken, onderzoekspaper, masterproef, enz. Check daarom regelmatig de facultaire website, de aankondigingen op UFORA en UGent mailaccount.
• Info voor het samenstellen van je curriculum in uitwisseling kan je uitgebreid nalezen in handleiding op UFORA Welcome Abroad.

Tijdens je verblijf - praktische zaken:

Richtlijnen over allerlei praktische zaken tijdens je verblijf in de gastinstelling: zie handleiding op UFORA Welcome Abroad.

Bij terugkomst

• Alle nuttige informatie vind je op UFORA Welcome Abroad handleiding.
• Laadt je transcript of records (puntenbriefje) op in OASIS/uitwisselingsaanvraag. Het is van bijzonder groot belang dat je de punten vóór de deliberatie bezorgt (= vóór 30 juni voor eerste zittijd en 5 september voor tweede zittijd).
  Je kan eveneens doormailen naar rio.psw@ugent.be. Indien dit praktisch niet mogelijk is (examens in juli, administratieve problemen,…) moet je dit duidelijk communiceren naar RIO en/of de administratieve coördinator en duidelijke afspraken maken met je gastuniversiteit over het opsturen van jouw resultaten naar België.
• Laadt tevens je 'confirmation of stay' op
• Volg de uitnodigingen op voor het invullen van de online enquête en de taaltest (voor je beurs)  Meer info: zie stappenplannen.
• We vragen je ook om het academische aspect van je verblijf te evalueren via een verslag van je verblijf en de gevolgde vakken (feedbackformulier).

Vragen?

Heb je nog vragen? Bekijk dan zeker eerst de richtlijnen, stappenplannen en het reglement voor uitgaande uitwisselingsstudenten en de FAQ. Is je vraag nog niet beantwoord? Contacteer dan je administratieve coördinator of RIO