Uitwisseling voor stage

Tijdslijn

Een beknopt stappenplan vind je in de figuur. Daaronder staat meer uitleg bij elke stap. Download de tijdslijn.

Tijdslijn uitwisseling stage

 1. Interesse?

  • (Her)bekijk de presentaties van de infosessie, meer uitgebreide informatie vind je op deze webpagina.
  • Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op via out.fbw@ugent.be.

 2. Bestemming & Financiering

Bestemming kiezen

Zoek een stageplaats in het buitenland via één van deze kanalen:

Financieringsmogelijkheden

Afhankelijk van je bestemming zijn er verschillende financieringsmogelijkheden. Meer info vind je via deze links:

3. Stagedossier & Stagecontract

Volg de instructies op de webpagina van je campus om je stagedossier en je stagecontract in orde te brengen bij de Facultaire Studentenadministratie (FSA).

Start deze procedure zeker op tijd, zodat het document volledig ondertekend is vóór je naar het buitenland vertrekt!

4. Uitwisselingsaanvraag in Oasis

Aanvraagprocedure

Als je je bacheloropleiding niet aan UGent hebt gevolgd: vul hier eerst een inschrijvingsaanvraag in om je in Oasis te kunnen aanmelden. Daarna kan je de procedure volgen zoals hieronder beschreven.

In de Oasis handleiding vind je algemene instructies. Enkele belangrijke richtlijnen:

  • Mobiliteitsdoel: selecteer 'Stage'
  • Contactpersoon UGent: geef de naam van de stageverantwoordelijke van je opleiding in
    • Voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen (Coupure): zie lijst
    • Voor studenten Biowetenschappen (Schoonmeersen): zoek stagecoördinator op deze pagina

Praktische infosessies

Kom naar één van de praktische infosessies voor ondersteuning tijdens het invullen van je uitwisselingsaanvraag.
(Beide infosessies zijn open voor alle studenten)

  • Praktische infosessie campus Schoonmeersen: 09/12/2019, 12u-14u (PC-lokaal)
  • Praktische infosessie campus Coupure: 10/12/2019, 11u30-13U30 (PC-lokaal A1.3)
Deadline ingeven in Oasis: 31 januari (enkel indien je een beurs wil aanvragen via VLIR UOS of Erasmus+ traineeship)

5. Curriculum in uitwisseling

Geef in je curriculum in uitwisseling (ciu) het uitwisselingsvak 'Practical training in the framework of the Internship' in. Algemene instructies voor het invullen van je ciu staan in de Oasis handleiding. Enkele belangrijke richtlijnen:

  • Aantal studiepunten van het uitwisselingsvak: aantal studiepunten van je stage - 2.
  • Voor studenten Biowetenschappen (campus Schoonmeersen): duid aan dat het vak 'Stage' uit je UGent-opleiding gedeeltelijk in het buitenland wordt gerealiseerd.
  • Voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen (campus Coupure): duid aan dat het vak 'Internationale stage' of 'Uitgebreide internationale stage' uit je UGent-opleiding gedeeltelijk in het buitenland wordt gerealiseerd.
LET OP! Voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen: Door een programmawijziging kan je in Oasis pas vanaf 1 juni de nieuwe vakken 'Internationale stage' of 'Uitgebreide internationale stage' in de studiegids kiezen. Je wacht dus best met het invullen van je curriculum in uitwisseling tot na deze datum.

6. Learning agreement

  1. Download het sjabloon voor 'Learning Agreement for Traineeships'.
  2. Vul dit document in waar nodig en onderteken het zelf. Enkele belangrijke instructies:
    • Field of education = ISCED code van je masteropleiding: zie lijst (komt binnenkort online!)
    • Stageverantwoordelijke van je opleiding:
      • Voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen (Coupure): zie lijst
      • Voor studenten Biowetenschappen (Schoonmeersen): zoek stagecoördinator op deze pagina
  3. Laat het document ondertekenen door de stageverantwoordelijke van je opleiding.
  4. Stuur een ingescande versie door naar de gastinstelling om hun deel van het document aan te vullen en ook van hen een handtekening te verkrijgen
  5. Laad het opnieuw op in Oasis wanneer je learning agreement door de 3 partijen (UGent, student, gastinstelling) ondertekend is, als type 'Learning agreement'.
Start deze procedure zeker op tijd, zodat het document volledig ondertekend is vóór je naar het buitenland vertrekt!

7. Confirmation of stay

  1. Druk dit document af via Oasis
  2. Laat het luik arrival ondertekenen eens je ter plekke bent aangekomen.
  3. Laat het luik departure ondertekenen voor je naar huis terugkeert.
  4. Laad het op in Oasis bij je uitwisselingsaanvraag, als type 'Verblijfsperiode - vertrek'.

8. Stageverslag indienen

Dien uiterlijk 6 weken na het einde van je stage je stageverslag in. Volg hiervoor de richtlijnen van je campus:

FAQ's

Mag ik verschillende keren op uitwisseling tijdens mijn opleiding?

  • Ja, een combinatie van uitwisseling voor stage en vakken en/of masterproef is mogelijk. Voor elk type mobiliteit gelden andere regels en procedures, die je op deze website kan vinden.

Mag ik verschillende stage vakken opnemen?

  • Voor studenten Biowetenschappen (campus Schoonmeersen): enkel het vak Stage (6 SP) kan opgenomen worden.
  • Voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen (campus Coupure): je mag maximum 10 studiepunten stage opnemen, de opties hiervoor zijn:
    • 1 x uitgebreide stage (10 SP) of 1 uitgebreide internationale stage (10 SP)
    • 1 x gewone stage (5 SP) en 1 x internationale stage (5 SP)

Wanneer moet ik een uitwisselingsaanvraag indienen voor mijn stage?

  • Elke verplaatsing buiten het Vlaamse Gewest moet als mobiliteit worden geregistreerd. (bv. een stage in een bedrijf in het Waals Gewest valt ook onder de noemer mobiliteit)
  • Een stage in een Vlaams bedrijf, een Belgische ambassade of een Flanders Investment & Trade kantoor wordt ook als buitenlandse stage beschouwd als de effectieve werkplaats buiten Vlaanderen ligt. (bv. een stage in een afdeling in het buitenland, met hoofdkantoor in Vlaanderen)

Ben ik door UGent verzekerd tijdens mijn verblijf in het buitenland?

  • Voor je ziekteverzekering moet je bij je eigen ziekenfonds langsgaan om te informeren wat de voorwaarden zijn voor terugbetaling van kosten in het buitenland. Zorg dat je zeker een Europese Ziekteverzekeringskaart hebt, herkenbaar aan de blauwe kleur.
  • Voor de ongevallenverzekering gelden dezelfde voorwaarden als wanneer je aan de UGent les volgt.
  • Voor studenten die naar het buitenland gaan is er ook reisbijstand voorzien door UGent.
  • Voor arbeidsongevallen ben je ook verzekerd tijdens je stage in het buitenland.
  • Denk zeker ook eens na over extra verzekeringen.

Vragen?

Neem gerust contact op via .