Uitwisseling voor vakken

Tijdslijn

Een beknopt stappenplan vind je in de figuur. Daaronder staat meer uitleg bij elke stap. Download de tijdslijn.

Deze tijdslijn is geldig voor uitwisseling zowel in het 1ste als in het 2de semester.

Tijdslijn uitwisseling vakken

1. Interesse?

Infosessies

  • (Her)bekijk de presentaties van de infosessies, meer uitgebreide informatie kan je op deze webpagina vinden.
  • Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op via out.fbw@ugent.be.

Voorwaarden

Ben je niet zeker of je in aanmerking komt om op uitwisseling te gaan? Controleer de voorwaarden voor uitwisseling:

LET OP! Deze voorwaarden zijn van toepassing voor studenten die op uitwisseling gaan in academiejaar 2020-2021. Voor uitwisseling in academiejaar 2019-2020 gelden nog de voorwaarden van vorig academiejaar.

2. Bestemming & Financiering

Bestemming kiezen

Bezoek onze International Office Partners pagina om de partnerinstellingen voor jouw opleiding te bekijken. Bij elke instelling staan de financieringsmogelijkheden weergegeven.

LET OP! Er worden momenteel nog enkele kleine wijzigingen aangebracht aan deze lijsten.

Bij je uitwisselingsaanvraag zal je gevraagd worden om een top 3 in te geven. Houd bij de keuze van je bestemmingen zeker rekening met:

  • Taal waarin de lessen worden gegeven. Wil je graag de lokale taal leren voor je vertrek? Via het Universitair Centrum voor Talenonderwijs kan je als uitwisselingsstudent aan verminderd tarief les volgen.
  • Vakken die je kan volgen aan de gastinstelling

Financieringsmogelijkheden

Afhankelijk van je bestemming zijn er verschillende financieringsmogelijkheden. Meer info vind je via deze links:

3. Uitwisselingsaanvraag in Oasis

Als je je bacheloropleiding niet aan UGent hebt gevolgd: vul eerst een inschrijvingsaanvraag in om je in Oasis te kunnen aanmelden. Daarna kan je de procedure volgen zoals hieronder beschreven.

Aanvraagprocedure

Voor elke bestemming uit je top 3 moet je een uitwisselingsaanvraag in Oasis opmaken. In de Oasis handleiding vind je algemene instructies. Enkele belangrijke richtlijnen:

  • Mobiliteitsdoel: selecteer 'cursussen'
  • Vakgebied: zoek op onze International Office Partners pagina de juiste ISCED discipline code bij de gastinstelling
  • Financieringskanaal: dit is afhankelijk van je bestemming
    • binnen Europa: Erasmus+ studies
    • Zwitserland: SEMP
    • buiten Europa: Facultaire beurzen
  • Geplande begin- en einddatum: op onze International Office Partners pagina vind je de academische kalender van de gastinstelling
  • Contactpersoon UGent: geef de opleidingsverantwoordelijke (= voorzitter opleidingscommissie) van jouw masteropleiding in.
  • Curriculum in uitwisseling: moet voorlopig nog niet worden ingevuld (zie 'Curriculum in uitwisseling samenstellen' verder op deze pagina)

Praktische infosessies

Kom naar één van de praktische infosessies voor ondersteuning tijdens het invullen van je uitwisselingsaanvraag.
(Beide infosessies zijn open voor alle studenten)

  • Praktische infosessie campus Schoonmeersen: 09/12/2019, 12u-14u (PC-lokaal)
  • Praktische infosessie campus Coupure: 10/12/2019, 11u30-13U30 (PC-lokaal A1.3)
Deadline ingeven in Oasis = 31 januari  (zowel voor uitwisseling in 1ste als 2de semester)

4. Voorlopig learning agreement (enkel nodig voor bestemmingen buiten Europa)

Voor de beursaanvragen voor bestemmingen buiten Europa moet al voor de facultaire deadline een (voorlopig) learning agreement worden ondertekend. Volg hiervoor volgende stappen:

  1. Vul in Oasis een (voorlopig) curriculum in uitwisseling in. Instructies hiervoor staan in de Oasis handleiding.
  2. Druk je learning agreement af via Oasis en onderteken het.
  3. Laad een ingescande versie op in Oasis als type 'Learning agreement'.
Deadline opladen in Oasis = 1 maart

5. Curriculum in uitwisseling samenstellen

  1. Bekijk op de International Office Partners pagina de cursussen die ooit werden gevolgd aan je gastinstelling.
  2. Stel voor jouw uitwisseling een eigen programmavoorstel samen volgens het sjabloon. Houd hierbij rekening met:
    regels voor curriculum in uitwisseling voor studenten Biowetenschappen (campus Schoonmeersen)
    regels voor curriculum in uitwisseling voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen (campus Coupure)
  3. Verstuur voor 6 april jouw programmavoorstel naar de opleidingsverantwoordelijke (= voorzitter opleidingscommissie) van jouw masteropleiding.
  4. Wanneer de opleidingsverantwoordelijke akkoord is met je voorstel, vul je curriculum in uitwisseling in via Oasis voor 11 mei. Instructies hiervoor vind je in de Oasis handleiding.
  5. Laad je goedgekeurde programmavoorstel op bij de documenten bij je uitwisselingsaanvraag, als type 'Andere'. Noteer bij commentaar: 'Programmavoorstel'.
  6. De opleidingsverantwoordelijke zal online via Oasis je curriculum in uitwisseling goedkeuren (als dit overeenstemt met het besproken programmavoorstel). Je zal hiervan een automatische e-mail ontvangen.
Deadline versturen programmavoorstel naar opleidingsverantwoordelijke = 6 april 2020
Deadline ingeven curriculum in uitwisseling in Oasis = 11 mei 2020

6. Learning agreement

Je learning agreement wordt automatisch ingevuld met de info die je in Oasis hebt ingegeven. Wanneer je een mail hebt ontvangen dat je positief advies hebt gekregen op je curriculum in uitwisseling zal er ook een handtekening van UGent op je learning agreement staan. Je wacht dus best tot dit moment om je learning agreement af te drukken via Oasis en volgende stappen uit te voeren.

  1. Onderteken dit document zelf
  2. Stuur een ingescande versie door naar de gastinstelling om ook van hen een handtekening te verkrijgen
  3. Laad het opnieuw op in Oasis wanneer je learning agreement door de 3 partijen (UGent, student, gastinstelling) ondertekend is, als type 'Learning agreement'.
  • Graag volledig ondertekend opladen in Oasis voor 1 juli indien mogelijk

Moet zeker volledig ondertekend zijn vóór de start van je uitwisseling!

7. Applicatie bij gastinstelling

Volg de procedure van de gastinstelling om je inschrijving te vervolledigen. Informatie hierover zal je via e-mail van hen ontvangen.

Respecteer de deadline van de gastinstelling!

Veel gevraagde documenten bij de inschrijving:

  • Transcript of Records (= puntenlijst): kan je zelf in Oasis downloaden via 'Curriculum bewerken' en 'Puntenlijst afdrukken'. Let erop dat je de webpagina in het Engels instelt, dit kan je rechtsboven aanpassen.
  • Language certificate: als je geen officieel taalcertificaat hebt, vul dan het gepaste sjabloon in. Pas dit zoveel mogelijk aan naar jouw specifieke situatie en verstuur naar , wij zorgen voor een handtekening en stempel.
  • Bewijs van nominatie bij eigen universiteit: kan je zelf in Oasis downloaden via 'Attesten'.

8. Confirmation of study period

  • Druk het document 'Confirmation of study period' af via Oasis.
  • Laat het luik arrival zo snel mogelijk ondertekenen eens je ter plekke bent aangekomen en laad het op in Oasis als type 'Verblijfsperiode-aankomst'.
  • Laat het luik departure ondertekenen voor je naar huis terugkeert en laad in Oasis op, als type 'Verblijfsperiode-vertrek'.

9. Wijziging curriculum in uitwisseling & learning agreement

Als je door omstandigheden niet alle vakken uit je voorziene curriculum in uitwisseling kan volgen, volg dan de facultaire procedure voor het wijzigen van je learning agreement. Bekijk de procedure via pdf of klik op de afbeelding om te vergroten.
Vul het sjabloon in volgens de richtlijnen die erop vermeld staan en verstuur het naar .Wijziging CIU en Learning Agreement

Deadline wijzigingen 1ste semester = 15 november
Deadline wijzigingen 2de semester = 1 maart

10. Transcript of records

Vraag de gastinstelling om je punten zo snel mogelijk door te sturen naar Als je de puntenlijst zelf hebt ontvangen, laad ze op in Oasis bij je uitwisselingsaanvraag als type 'Transcript of Records' (puntenlijst moet ondertekend en gestempeld zijn!).

Je punten moeten ten laatste worden doorgegeven 1 week voor de bekendmaking van de examenresultaten. De examenresultaten die niet beschikbaar zijn voor de deliberaties 1ste zittijd worden behandeld tijdens de deliberaties 2de zittijd. Na de 2de zittijd wordt je deliberatie uitgesteld tot het volgende academiejaar.

De originele puntenlijst moet per post worden verstuurd naar de faculteit:
Faculty of Bioscience Engineering
Faculty Education Services
Coupure links 653 - room A0.104
9000 Ghent, Belgium

 

FAQ's

Mag ik verschillende keren op uitwisseling tijdens mijn opleiding?

  • Ja, een combinatie van uitwisseling voor vakken en masterproef en/of stage is mogelijk. Voor elk type mobiliteit gelden andere regels en procedures, die je op deze website kan vinden.
  • Twee keer op uitwisseling gaan voor vakken is niet toegestaan.

Wat als ik herexamens heb van UGent-vakken?

Wat als ik herexamens heb aan de gastinstelling?

  • Het examenreglement van de gastinstelling is van toepassing op de vakken die je bij hen volgt.
  • Neem steeds contact met ons op via indien je niet geslaagd bent voor één of meerdere uitwisselingsvak(ken).

Hoeveel studiepunten komen in mijn curriculum?

  • Je krijgt in je curriculum het aantal studiepunten van de uitwisselingsvakken zoals ze aan de partnerinstelling gelden.
  • Uitwisselingsvakken waarvoor je niet geslaagd bent zullen achteraf uit je curriculum gehaald worden en dus niet meetellen voor het behalen van je diploma.

Hoe worden mijn examenresultaten overgenomen?

Ben ik door UGent verzekerd tijdens mijn verblijf in het buitenland?

  • Voor je ziekteverzekering moet je bij je eigen ziekenfonds langsgaan om te informeren wat de voorwaarden zijn voor terugbetaling van kosten in het buitenland. Zorg dat je zeker een Europese Ziekteverzekeringskaart hebt, herkenbaar aan de blauwe kleur.
  • Voor de ongevallenverzekering gelden dezelfde voorwaarden als wanneer je aan de UGent les volgt.
  • Voor studenten die naar het buitenland gaan is er ook reisbijstand voorzien door UGent.
  • Denk zeker ook eens na over extra verzekeringen.

Wanneer wordt mijn Erasmusbeurs betaald?

De Afdeling Internationalisering is verantwoordelijk voor de uitbetaling van de Erasmusbeurs. Meer info daarover vind je op deze website. Voor vragen kan je terecht bij .

LET OP: deze info is enkel van toepassing voor financiering via Erasmus+ studies

  • Als je in het 1ste semester op uitwisseling gaat, kan je een eerste storting verwachten in de tweede helft van november als alle formaliteiten vervuld zijn.
  • Als je in het 2de semester op uitwisseling gaat, kan je een eerste storting verwachten op het einde van de 2e verblijfsmaand, ook op voorwaarde dat alle formaliteiten vervuld zijn.
  • Als beurs- en bijna-beursstudenten kan je bij de Sociale Dienst een voorschot op je Erasmusbeurs vragen. Ook als het gezinsbudget het voorschieten van de Erasmusbeurs niet kan dragen, is na individueel financieel onderzoek een voorschot mogelijk. De voorwaarden vind je op https://www.ugent.be/student/nl/administratie/sociale-dienst/financiering/een-voorschot-op-de-erasmusbeurs

Vragen?

Neem gerust contact op via .